Otrzymałam od sekretarki informację, że w dokumentacji mojej byłej uczennicy, która ukończyła w czerwcu szkołę, brakuje arkusza ocen z klasy drugiej szkoły podstawowej. U pozostałych uczniów mojej klasy dokumentacja była kompletna. Byłam wychowawczynią w klasach młodszych, zatem wielokrotnie od momentu złożenia przeze mnie arkusza w klasie 2 były one wydawane innym osobom do wypełnienia bądź kontroli. Zasugerowano mi, że ja poniosę odpowiedzialność za brak tej części dokumentacji. Proszę o informację w czyjej gestii leży kontrola kompletnośći arkuszy, kto jest odpowiedzialny za ich przechowywanie, czy istnieje możliwość wystawienia duplikatu arkusza i jakie z tym są związane procedury i czy w istocie mogę zostać pociągnięta do odpowiedzialności po czterech latach od złożenia kompletnej dokumentacji tej klasy.
Specjalista w zakresie organizacji i zarządzania oświatą
Poznań, 6 października 2016 roku
Kwestie związane z zakładaniem, prowadzeniem i przechowywaniem arkuszy ocen uczniów reguluje rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Co do zasady dyrektor przedszkola, szkoły i placówki ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz za wydawanie odpowiednio przez przedszkole, szkołę lub placówkę dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją. Dyrektor może powierzyć określone obowiązki związane z prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania innym pracownikom szkoły. I tak zgodnie z przydzielonymi zadaniami:
- arkusz ocen uczniów zakłada i wypełnia nauczyciel-wychowawca. Na nim ciąży obowiązek prawidłowego prowadzenia dokumentacji oddziału i każdego ucznia (vide: zapisy w statucie szkoły),
- arkusze przechowuje sekretarz szkoły (vide: zakres obowiązków sekretarza szkoły).
Podstawą odpowiedzialności jest zawsze stwierdzona wina pracownika (nauczyciela). Nałożenie kary uniemożliwia brak winy.
W przypadku zniszczenia (zagubienia) dokumentacji przebiegu nauczania (np. arkusza ocen) procedurę określa ww. rozporządzenie:
„§ 24. 1. W przypadku zniszczenia dokumentacji przebiegu nauczania wskutek pożaru, powodzi lub innych zdarzeń losowych, dyrektor szkoły powołuje komisję w celu ustalenia zakresu zniszczeń oraz odtworzenia tej dokumentacji, w szczególności księgi uczniów albo słuchaczy, arkuszy ocen uczniów albo słuchaczy oraz protokołów dotychczasowych egzaminów dojrzałości.
2. Odtworzenia dokumentacji dokonuje się na podstawie zachowanej dokumentacji przebiegu nauczania i innych dokumentów oraz zeznań świadków.
3. Z przebiegu prac komisji sporządza się protokół zawierający w szczególności skład komisji, termin rozpoczęcia i zakończenia prac komisji, opis zniszczonej dokumentacji przebiegu nauczania oraz podstawę, na jakiej dokonano jej odtworzenia. Do protokołu dołącza się spisane zeznania świadków. Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji.
4. O powołaniu komisji i wynikach jej pracy dyrektor szkoły zawiadamia kuratora oświaty i organ prowadzący szkołę.”
Edward Wiśniewski
prawną lub dokumentację. Bezpłatnie.
