Czym jest notatka służbowa po incydencie z uczniem i po co się ją sporządza?
Notatka służbowa a „luźny opis sytuacji” – zasadnicza różnica
Notatka służbowa po incydencie z uczniem to krótki, ale formalny dokument, w którym nauczyciel lub inny pracownik szkoły opisuje konkretne zdarzenie, jego przebieg oraz podjęte działania. Nie jest to luźny opis „co się wydarzyło”, tylko materiał dowodowy w dokumentacji szkoły. Może być później wykorzystany podczas rozmów z rodzicami, uczniem, dyrekcją, a w skrajnych sytuacjach – także w sądzie czy kuratorium.
Zwykły, nieformalny opis do kolegi z pokoju nauczycielskiego może zawierać emocje, komentarze czy oceny. W notatce służbowej nie ma na to miejsca. Każde zdanie powinno móc zostać odczytane głośno podczas oficjalnego posiedzenia zespołu nauczycieli, rady pedagogicznej czy przed organem zewnętrznym – bez wstydu i tłumaczeń.
Dlaczego notatka po incydencie z uczniem jest tak istotna?
Spisanie notatki służbowej po incydencie z uczniem ma kilka konkretnych celów:
- zabezpiecza nauczyciela – pokazuje, jak wyglądało zdarzenie z jego perspektywy i jakie działania podjął;
- porządkuje informacje – po kilku tygodniach łatwo pomylić szczegóły, a dobrze napisana notatka chroni przed przekłamaniami;
- stanowi podstawę do dalszych działań wychowawczych i prawnych – np. rozmów z rodzicami, decyzji dyrektora, działań pedagoga, psychologa;
- pokazuje, że szkoła reaguje – szczególnie ważne przy poważniejszych sytuacjach (agresja, przemoc, zagrożenie bezpieczeństwa, niszczenie mienia).
Brak notatki lub jej chaotyczna treść często wraca jak bumerang. W sytuacjach spornych pojawia się pytanie: „A gdzie jest opis zdarzenia?”, „Kto to widział?”, „Co dokładnie zostało zrobione?”. Dobrze sporządzona notatka służbowa po incydencie z uczniem odpowiada na te pytania w sposób konkretny.
Kiedy sporządzać notatkę, a kiedy wystarczy wpis w dzienniku?
Nie każde przewrócenie krzesła czy głośniejsza sprzeczka wymaga natychmiastowej notatki służbowej. Z drugiej strony – wiele sytuacji jest bagatelizowanych, a potem trudno je odtworzyć. Przydatna jest prosta zasada: im większe ryzyko dla zdrowia, bezpieczeństwa, godności lub mienia – tym bardziej wskazana notatka.
W praktyce notatkę służbową po incydencie z uczniem warto sporządzić, gdy:
- dochodzi do agresji fizycznej lub słownej (bicie, groźby, wyzwiska wobec ucznia lub nauczyciela),
- występuje poważne naruszenie zasad bezpieczeństwa (np. ucieczka z lekcji poza teren szkoły, rzucanie przedmiotami, manipulowanie ogniem lub ostrymi narzędziami),
- mamy do czynienia z niszczeniem mienia szkoły, nauczyciela lub innych uczniów,
- uczeń poważnie narusza godność innych osób (np. nagrywanie i publikowanie filmów bez zgody, obraźliwe wpisy),
- incydent jest kolejny z rzędu i widać, że problem się nasila,
- sytuacja może się przerodzić w spór (rodzice zapowiadają skargę, uczeń grozi „pójściem do mediów”, ktoś nagrywa zdarzenie).
Zwykły wpis w dzienniku elektronicznym bywa wystarczający przy jednorazowych, drobnych nieodpowiednich zachowaniach. Gdy jednak pojawia się słowo „incydent”, najczęściej oznacza to coś, co wymaga formalnego, systematycznego zapisu w formie notatki służbowej.
Najważniejsze zasady: jak pisać notatkę służbową po incydencie z uczniem
Opis faktów zamiast ocen i etykiet
Kluczowa zasada brzmi: opisuj to, co widzisz i słyszysz, nie to, co myślisz o uczniu. Notatka służbowa po incydencie z uczniem nie jest miejscem na diagnozę psychologiczną ani „recenzję charakteru”.
Zamiast pisać:
- „Uczeń był bezczelny i chamski”,
- „Zachowywał się jak typowy prowokator”,
- „Jest notorycznym kłamcą i agresorem”.
lepiej użyć sformułowań:
- „Uczeń podniesionym głosem powiedział do nauczyciela: ‘Pani się do tego nie nadaje’”,
- „Uczeń trzykrotnie przerwał wypowiedź kolegi, mówiąc: ‘Nie przerywaj mi, bo ci przywalę’”,
- „W obecności klasy uczeń stwierdził: ‘I tak pani nic mi nie zrobi’”.
Różnica jest ogromna: pierwsze przykłady to etykietowanie, drugie – konkretne zachowania, które można zweryfikować i do których można się odnieść.
Chronologia i logika opisu zdarzenia
Notatka służbowa po incydencie z uczniem powinna być napisana tak, aby osoba, która nie była przy zdarzeniu, mogła sobie jasno odtworzyć jego przebieg. Pomaga w tym układ chronologiczny:
- Co działo się przed incydentem (kontekst)?
- Jak zaczął się incydent?
- Jakie były kolejne kroki obu stron?
- Jak zakończyła się sytuacja i co zrobiono potem?
Jeśli opis jest chaotyczny („na początku… potem… a jeszcze wcześniej…”), trudno zrozumieć, co faktycznie miało miejsce. Chronologiczne opisanie pomaga także nauczycielowi – porządkuje emocje, pozwala spojrzeć na sytuację bardziej chłodno.
Konkrety zamiast ogólników
Wiele notatek służbowych jest bezużytecznych, ponieważ zawierają same ogólniki: „uczeń przeszkadzał w lekcji”, „zachował się agresywnie”, „nie reagował na polecenia”. Na potrzeby rozmów wychowawczych to za mało. Trzeba doprecyzować, co te sformułowania oznaczają w praktyce.
Zamiast pisać:
- „Uczeń przeszkadzał na lekcji”,
- „Był agresywny”,
- „Nie reagował na uwagi”.
napisz:
- „W trakcie 15 minut lekcji uczeń trzy razy głośno gwizdał, mimo trzykrotnych próśb o zaprzestanie”,
- „Uczeń kopnął kolegę w nogę, mówiąc: ‘Jak jeszcze raz mnie szturchniesz, to cię rozwalę’”,
- „Na prośbę o odłożenie telefonu uczeń odpowiedział: ‘Nie mam zamiaru, niech pani sobie sama odłoży’ i kontynuował korzystanie z urządzenia przez kolejne 10 minut”.
Tak opisany incydent z uczniem jest jasny nawet dla osoby, która nie zna klasy ani kontekstu. Łatwo też do niego odnieść przepisy statutu szkoły czy regulaminy.
Struktura dobrej notatki służbowej po incydencie z uczniem
Elementy obowiązkowe – co musi się w niej znaleźć?
Choć każda szkoła może mieć własne wzory dokumentów, dobrze sporządzona notatka służbowa po incydencie z uczniem powinna zawierać kilka stałych elementów:
- datę i miejsce sporządzenia notatki,
- imię i nazwisko sporządzającego, funkcję (np. nauczyciel języka polskiego, wychowawca klasy 6b),
- datę i godzinę incydentu (jeśli to możliwe z przybliżeniem, np. „około godziny 10:15”),
- miejsce zdarzenia (sala, korytarz, boisko, teren poza szkołą – np. wycieczka),
- dokładne dane ucznia/uczniów biorących udział (imię, nazwisko, klasa),
- opis przebiegu incydentu – krótki, rzeczowy, w kolejności chronologicznej,
- informacje o świadkach (inni uczniowie, nauczyciele, pracownicy),
- opis reakcji nauczyciela i podjętych działań,
- ewentualne skutki zdarzenia (obrażenia, uszkodzenia mienia, przerwana lekcja),
- informacja o powiadomionych osobach (wychowawca, dyrekcja, pedagog, rodzice, policja itp.),
- podpis sporządzającego, ewentualnie miejsce na podpis dyrektora lub osoby zapoznającej się z notatką.
Im poważniejszy incydent z uczniem, tym większa potrzeba, aby każdy z tych elementów był wyraźnie zaznaczony. W praktyce można je zawrzeć w kilku spójnych akapitach lub w formie czytelnych bloków informacji.
Przykładowy szkielet notatki służbowej
Ułatwia pracę, jeśli nauczyciel ma w głowie lub w szufladzie gotowy schemat, który można szybko wypełnić. Przykładowy, uniwersalny układ notatki służbowej po incydencie z uczniem może wyglądać następująco:
- Wstęp: kto, kiedy, gdzie, w jakich okolicznościach (lekcja, przerwa, wycieczka),
- Przebieg zdarzenia: opis incydentu krok po kroku, bez ocen,
- Reakcja nauczyciela: jakie polecenia, prośby i działania podjęto,
- Konsekwencje: co się stało w wyniku zdarzenia (np. przerwanie lekcji, uszkodzenie sprzętu, uraz ucznia),
- Dalsze działania: kogo poinformowano, czy była interwencja innych osób, co ustalono po incydencie.
Taką strukturę można stosować niezależnie od rodzaju incydentu – od konfliktu słownego po agresję fizyczną czy zniszczenie mienia.
Język notatki: forma, zwroty, czas przeszły
Bez względu na osobisty styl pisania, notatka służbowa po incydencie z uczniem powinna być utrzymana w języku oficjalnym, ale prostym. Nie ma potrzeby używania prawniczego żargonu. Wystarczy kilka zasad:
- stosowanie czasu przeszłego („w dniu… około godziny… uczeń powiedział…”),
- unikanie kolokwializmów („rzucił tekstem”, „udarł go z bańki”) na rzecz opisów neutralnych („powiedział”, „uderzył go ręką w głowę”),
- pisanie krótkich, jasnych zdań – jedno zdanie, jedna myśl,
- brak wykrzykników, ironii, cudzysłowów oceniających („rzekomo”, „tak zwany incydent”) – to może podważać bezstronność.
Dobrze jest po napisaniu notatki przeczytać ją na głos. Jeśli treść brzmi zbyt emocjonalnie albo nadmiernie potocznie, lepiej ją przeredagować, zanim zostanie przekazana do dyrektora lub do dokumentacji.
Co dokładnie wpisać w notatce służbowej po różnych typach incydentów?
Incydenty z agresją słowną i brakiem szacunku
Agresja słowna wobec nauczyciela lub ucznia jest częstym powodem sporządzania notatki służbowej. Pojawia się pytanie: co konkretnie wpisać w notatce, żeby nie zabrzmiało to jak przesada, ale też żeby nie bagatelizować sytuacji?
W przypadku agresji słownej kluczowe jest dokładne zacytowanie wypowiedzianych słów oraz okoliczności (przy kim, w jakim tonie, po czym). Zamiast pisać „uczeń był wulgarny”, lepiej wpisać dosłowną wypowiedź – nawet jeśli jest ona nieprzyjemna. To daje realny obraz zachowania.
Przykład fragmentu notatki:
„W dniu 14.03.2025 r. podczas lekcji matematyki w klasie 7c, około godziny 10:15, uczeń Jan Nowak, po otrzymaniu uwagi za rozmowę w trakcie zajęć, powiedział do nauczyciela: ‘Niech się pani odczepi, bo pani nic nie umie wytłumaczyć’. Wypowiedź została skierowana do nauczyciela podniesionym głosem, w obecności całej klasy.”
Tak zapisany incydent z uczniem jasno pokazuje brak szacunku, nie używając przy tym słów „bezczelny”, „arogancki” czy „obraźliwy”.
Incydenty z agresją fizyczną i zagrożeniem bezpieczeństwa
Przy agresji fizycznej ważne jest jak najdokładniejsze opisanie czynności (co kto zrobił, jak, czym, w jaką część ciała) oraz następstw (czy był płacz, obrażenia, konieczność udzielenia pomocy medycznej). W notatce służbowej po takim incydencie dobrze jest uwzględnić:
- kto rozpoczął kontakt fizyczny,
- moment rozpoczęcia – co poprzedzało kontakt fizyczny (np. przepychanka słowna, zabieranie przedmiotu, prowokowanie),
- opis samego działania – „uderzył pięścią w ramię”, „popchnął w plecy, w wyniku czego…”, „rzucił krzesłem w kierunku…”,
- reakcję drugiej osoby – czy się odsunęła, oddała, upadła, zaczęła płakać, czy zgłaszała ból,
- ewentualne obrażenia – widoczne zaczerwienienie, otarcie, siniak, krwawienie, skarga na ból, wezwanie pielęgniarki,
- udzieloną pomoc – opatrunek, wezwanie rodziców, lekarza, karetki.
- jakiego przedmiotu dotyczy szkoda (np. tablet szkolny, okno w sali, telefon ucznia),
- w jakim miejscu doszło do uszkodzenia,
- co dokładnie zrobił uczeń – rzucił, uderzył, kopnął, nadepnął, rozlał,
- czy działanie było umyślne czy wynikało z nieostrożności – na tyle, na ile można to opisać bez spekulacji (np. „rzucał celowo gumką w tablicę, mimo trzykrotnych próśb o zaprzestanie”),
- jaki jest widoczny efekt – pęknięty ekran, wybita szyba, zalany laptop, podarte zeszyty kolegi.
- kiedy dokładnie zauważono brak ucznia – na początku lekcji, w połowie, po dzwonku,
- jakie podjęto kroki – sprawdzenie toalet, korytarzy, dziennika, kontakt z innymi nauczycielami,
- kto został poinformowany – wychowawca, dyrekcja, pedagog, rodzice,
- czy uczeń wrócił sam, czy został przyprowadzony, przez kogo i o której godzinie,
- jak zachował się po powrocie – czy wyjaśnił powód, czy był spokojny, pobudzony, płaczący.
- okoliczności ujawnienia – przypadkowe znalezienie, zgłoszenie przez innego ucznia, brzydki zapach w sali,
- dokładny opis przedmiotu – kolor, kształt, liczba sztuk, opakowanie, napis na opakowaniu,
- gdzie znajdował się przedmiot – kieszeń spodni, plecak, ławka, toaleta,
- reakcję ucznia – przyznał, że rzecz jest jego, zaprzeczył, nie komentował, był wyraźnie zdenerwowany,
- co zrobiono z przedmiotem – zabezpieczono, przekazano dyrekcji, policji, zniszczono w obecności świadka (zgodnie z procedurami szkoły).
- zrzuty ekranu (wydrukowane lub zapisane zgodnie z procedurami) – z widoczną datą, godziną, nazwami kont,
- krótki opis, w jaki sposób szkoła została poinformowana – przez rodzica, ucznia, innego nauczyciela,
- cytaty najważniejszych wypowiedzi lub treści (np. groźby, wyzwiska, wysyłanie kompromitujących zdjęć),
- informacja o tym, kogo dotyczyła treść – do kogo kierowano obraźliwe wpisy, czy udostępniano wizerunek,
- opis działań szkoły – rozmowy z uczniami, rodzicami, zgłoszenie policji, prośba o usunięcie treści.
- polecenia i prośby skierowane do ucznia – np. „poprosiłam ucznia o opuszczenie sali i przejście do gabinetu dyrektora”,
- opis zastosowanych środków bezpieczeństwa – rozdzielenie uczniów, wyproszenie klasy na korytarz, zabezpieczenie miejsca zdarzenia,
- udzielenie pomocy – opieka nad poszkodowanym, wezwanie pielęgniarki, telefonu alarmowego,
- informację o rozmowach – z uczniem, klasą, rodzicami, innymi nauczycielami,
- zgłoszenia dalej – data i forma powiadomienia dyrekcji, pedagoga, kuratora, policji.
- Za długie, emocjonalne wstępy – opisy typu „od początku roku szkolnego uczeń sprawia liczne problemy” lepiej zostawić na inną formę dokumentu (np. opinię dla specjalisty). W notatce po konkretnym zdarzeniu trzymamy się tego jednego dnia.
- Brak daty i godziny – czasem nauczyciel pamięta, kiedy coś się wydarzyło, ale po kilku miesiącach sprawa nie jest już tak oczywista. Wpis „na jednej z przerw” nie pomaga nikomu.
- Stosowanie ogólników zamiast faktów – „zachowywał się agresywnie”, „nie szanował kolegów” – bez dopisania, na czym to polegało.
- Mieszanie opinii z opisem – „jak zwykle”, „po raz setny”, „z premedytacją”, „umyślnie” – chyba że wynika to jasno z przebiegu, i da się to pokazać opisowo (np. „mimo trzykrotnej prośby kontynuował…”).
- cytaty w cudzysłowie – dosłowne słowa ucznia, rodzica czy świadka,
- oznaczenie, kto jest autorem wypowiedzi – z imienia i pierwszej litery nazwiska lub funkcji („uczeń klasy 5b”, „matka ucznia”),
- oddzielenie faktów od relacji – „uczeń twierdził, że…”, „według relacji matki…”,
- bez oceny prawdziwości – nauczyciel nie rozstrzyga, kto „mówi prawdę”, jedynie zapisuje przebieg rozmowy.
- „uczeń był histeryczny”,
- „uczeń wpadł w szał”,
- „uczeń był w depresji”,
- „uczeń płakał przez około 10 minut, mówił podniesionym głosem, trząsł mu się głos”,
- „uczeń krzyczał, uderzał pięścią w ławkę, nie reagował na prośbę o uspokojenie”,
- „uczeń mówił, że od kilku dni czuje się bardzo źle i ‘nic go nie cieszy’”.
- do rozpoczęcia notatki: „W dniu …, o godzinie …, podczas lekcji/przerwy/wychowania do życia w rodzinie…”
- do opisu zachowania: „uczeń podszedł do…”, „uczeń wypowiedział słowa…”, „uczeń wykonał gest…”,
- do opisu reakcji nauczyciela: „poprosiłam/poinformowałem/przekazałam”, „zastosowano następujące działania…”,
- do zaznaczenia niepewności: „z mojej perspektywy”, „według relacji świadków”, „zgodnie z informacją przekazaną przez…”,
- do zakończenia: „notatkę sporządzono celem udokumentowania zdarzenia”, „notatkę przekazano wychowawcy/dyrektorowi/pedagogowi”.
- Dane podstawowe – data, godzina, miejsce, klasa, osoba sporządzająca notatkę.
- Opis zdarzenia – co się wydarzyło, w jakiej kolejności, bez komentarzy.
- Wypowiedzi uczniów/świadków – cytaty, oświadczenia, krótkie relacje.
- Działania podjęte przez szkołę – konkretne kroki, osoby poinformowane, forma kontaktu.
- Załączniki i uwagi dodatkowe – zdjęcia, wydruki, kopie wiadomości, informacja o dalszym monitorowaniu.
- jasne wskazanie, kto zauważył problem – nauczyciel, kolega, woźna, rodzic,
- opis widocznych śladów fizycznych – np. „drobne nacięcia na przedramieniu lewej ręki”, bez oceny motywów,
- dosłowne zacytowanie wypowiedzi o chęci zrobienia sobie krzywdy, jeśli padły,
- informacja o tym, komu i kiedy przekazano wiadomość – rodzice, psycholog, dyrektor, służby medyczne,
- opis zastosowanych środków bezpieczeństwa – pozostanie ucznia pod opieką osoby dorosłej, wezwanie karetki, poinformowanie dyrekcji.
- notatki są włączane do dokumentacji klasy lub ucznia – w sposób uporządkowany (np. według dat),
- nauczyciele mają dostęp do wzoru lub przykładowych notatek – nowi pracownicy szybciej uczą się stylu szkoły,
- na posiedzeniach zespołów wychowawczych fragmenty notatek są przytaczane
- Robienie krótkich szkiców „na gorąco” – tuż po zdarzeniu zapisać w punktach: kto, co, kiedy, gdzie. Dopiero później, na spokojnie, przerobić szkic na pełną notatkę.
- Korzystanie z jednego, wspólnego wzoru w szkole – gotowy formularz z miejscem na datę, godzinę, przebieg, działania i podpis ułatwia zachowanie porządku.
- Wzajemne konsultacje w gronie nauczycieli – czasem jedna osoba ma talent do precyzyjnego formułowania zapisów. Jej przykłady mogą stać się bazą dla innych.
- Ograniczanie się do najważniejszych informacji – jeśli zdanie ma pięć wtrąceń, często da się je rozbić na dwa prostsze zdania.
- Notatka służbowa po incydencie z uczniem jest formalnym dokumentem dowodowym szkoły, a nie „luźnym opisem sytuacji” – musi nadawać się do odczytania w oficjalnych postępowaniach.
- Prawidłowo sporządzona notatka zabezpiecza nauczyciela, porządkuje informacje o zdarzeniu i stanowi podstawę do dalszych działań wychowawczych, prawnych oraz rozmów z rodzicami.
- Notatkę warto sporządzać przy poważniejszych zdarzeniach: agresji fizycznej lub słownej, zagrożeniu bezpieczeństwa, niszczeniu mienia, naruszeniu godności, nawracających incydentach oraz sytuacjach mogących przerodzić się w spór.
- Zwykły wpis w dzienniku wystarcza przy jednorazowych, drobnych przewinieniach – im większe ryzyko dla zdrowia, bezpieczeństwa, godności lub mienia, tym bardziej konieczna jest formalna notatka.
- Opis w notatce musi opierać się na faktach (co dokładnie uczeń powiedział lub zrobił), a nie na ocenach, etykietach czy interpretacjach zachowania.
- Kluczowa jest przejrzysta chronologia – od kontekstu zdarzenia, przez przebieg incydentu krok po kroku, po sposób zakończenia sytuacji i podjęte po niej działania.
- Notatka powinna unikać ogólników; zamiast haseł typu „uczeń przeszkadzał” należy podać konkretne, mierzalne zachowania (ile razy, co dokładnie, w jakich okolicznościach).
Incydenty z agresją fizyczną – jak krok po kroku je opisać
Przy poważniejszych zajściach, zwłaszcza takich, w których dochodzi do uderzeń, popychania czy szarpaniny, notatka służbowa często trafia nie tylko do dokumentacji szkolnej, ale również do rodziców, specjalistów czy nawet służb zewnętrznych. Dlatego opis musi być bardzo konkretny. Pomaga trzymanie się kilku prostych pytań: kto, co zrobił, komu, w jaki sposób, z jakim skutkiem?
W treści dobrze umieścić m.in.:
Przykład zapisu:
„W dniu 19.03.2025 r., podczas przerwy między 3. a 4. lekcją, około godziny 10:45, na korytarzu przy sali 24, uczeń klasy 5a, Piotr K., podszedł szybko do ucznia klasy 5a, Jakuba S., krzycząc: ‘Oddawaj mój plecak’. Następnie obiema rękami popchnął Jakuba S. w klatkę piersiową. Jakub cofnął się i uderzył plecami o ścianę. Po zdarzeniu trzymał się za plecy i powiedział, że go boli. Uczeń został zaprowadzony do gabinetu pielęgniarki, która obejrzała plecy (widoczne zaczerwienienie, bez przerwania ciągłości skóry).”
Taki opis nie rozstrzyga, „kto zaczął”, nie ocenia charakterów ani relacji. Pokazuje jednak, co dokładnie się wydarzyło i jaki był skutek fizyczny zdarzenia.
Notatka przy zniszczeniu mienia szkolnego lub cudzej własności
W przypadku uszkodzenia sprzętu, sali lekcyjnej czy rzeczy innego ucznia liczą się okoliczności i skutek materialny. To ułatwia późniejsze ustalenie odpowiedzialności i ewentualnego pokrycia szkód.
Przy takim incydencie dobrze jest zawrzeć w notatce:
Fragment notatki może brzmieć następująco:
„W dniu 08.04.2025 r., około godziny 12:30, podczas lekcji informatyki w sali komputerowej, uczeń klasy 6b, Michał P., po otrzymaniu uwagi za korzystanie z telefonu, gwałtownie uderzył dłonią w klawiaturę komputera. W wyniku uderzenia kubek z wodą stojący obok monitora przewrócił się, a woda wylała się na klawiaturę i obudowę komputera. Sprzęt został natychmiast odłączony od prądu. Po zdarzeniu komputer nie uruchomił się ponownie. O sytuacji poinformowano nauczyciela informatyki i dyrektora szkoły.”
Jeśli nie wiadomo jeszcze, jak wysokie będą koszty naprawy, wystarczy ogólny opis szkody. Wyceną zajmą się zwykle inne osoby.
Ucieczka z lekcji, wagary, samowolne opuszczenie terenu szkoły
Gdy uczeń bez zgody opuszcza salę lub teren szkoły, kluczowe jest udokumentowanie ciągu działań szkoły: od momentu zauważenia nieobecności do chwili powrotu lub odnalezienia ucznia. Taka notatka zabezpiecza nauczyciela i placówkę.
Przy opisie takiego incydentu warto wskazać:
Przykładowy fragment:
„W dniu 21.05.2025 r., podczas lekcji języka polskiego w klasie 8a (4. godzina lekcyjna, rozpoczęcie o godzinie 10:55), po sprawdzeniu obecności stwierdziłam brak ucznia Filipa L. Obecność ucznia była zaznaczona przez nauczyciela matematyki na poprzedniej lekcji. O godzinie 11:00 poprosiłam ucznia dyżurnego o sprawdzenie toalet na piętrze oraz korytarza – bez rezultatu. O zdarzeniu poinformowano wychowawcę klasy oraz dyrektora szkoły. O godzinie 11:20 sekretariat szkoły skontaktował się telefonicznie z matką ucznia. Matka poinformowała, że syn około godziny 11:10 wszedł do domu bez wiedzy rodziców o wcześniejszym wyjściu ze szkoły.”
Taki opis pokazuje, że nauczyciel i szkoła reagowali zgodnie z obowiązkami, a nie „zorientowali się po fakcie”.
Posiadanie niedozwolonych przedmiotów i substancji
Przy znalezieniu u ucznia papierosów, e-papierosa, alkoholu czy innych substancji, opis musi być szczególnie wyważony. Nie wolno wpisywać przypuszczeń typu „najprawdopodobniej narkotyki”, dopóki nie ma potwierdzenia. Trzeba ograniczyć się do tego, co rzeczywiście można zaobserwować.
W takiej notatce dobrze umieścić:
Przykład:
„W dniu 04.06.2025 r., około godziny 9:40, podczas sprawdzania obecności w klasie 7d poczułam intensywny zapach dymu papierosowego. Po krótkiej rozmowie z uczniami poprosiłam o pokazanie zawartości plecaków przez osoby siedzące w ostatniej ławce. W plecaku ucznia Bartosza M. znalazłam paczkę papierosów marki X (9 sztuk), jedną zapalniczkę koloru czarnego oraz zgniecioną, pustą paczkę papierosów tej samej marki. Uczeń potwierdził, że przedmioty należą do niego. Papierosy i zapalniczkę przekazano dyrektorowi szkoły w obecności pedagoga.”
Jeśli istnieje podejrzenie używania substancji niedozwolonych, ale brak potwierdzenia, można zapisać np.: „mała foliowa torebka z proszkiem koloru białego” zamiast nazywać substancję.
Cyberprzemoc i incydenty poza lekcją, ale związane ze szkołą
Coraz częściej notatka służbowa dotyczy wydarzeń z komunikatorów, mediów społecznościowych czy grup klasowych. Choć dzieje się to poza murami szkoły, sprawa i tak trafia do wychowawcy lub dyrektora, bo dotyczy uczniów.
W takich sytuacjach przydatne są:
Fragment notatki może wyglądać tak:
„W dniu 12.02.2025 r. matka uczennicy klasy 6c, Zuzanny K., przekazała mi wydruki rozmów z grupy na komunikatorze używanej przez uczniów klasy 6c. Na wydrukach widać, że w dniach 10–11.02.2025 r. użytkownik o nazwie ‘Bartek7c’ kilkukrotnie zamieszczał pod zdjęciem Zuzanny komentarze: ‘Jesteś gruba i nikt cię nie lubi’, ‘Lepiej się nie pokazuj w szkole’. W rozmowie w gabinecie wychowawcy uczeń klasy 6c, Bartosz P., przyznał, że konto ‘Bartek7c’ jest jego i że pisał powyższe komentarze. Wychowawca poinformował o sytuacji dyrektora szkoły oraz pedagoga.”
Taka notatka nie opisuje całej historii konfliktu, ale precyzyjnie dokumentuje to, co można zweryfikować.
Jak zapisać działania szkoły po incydencie
Sama relacja z tego, co zrobił uczeń, nie wystarczy. W notatce po incydencie potrzebny jest także jasny opis reakcji dorosłych. To często najważniejsza część dokumentu z punktu widzenia odpowiedzialności szkoły.
Warto uwzględnić tu:
Przykład lakonicznego, ale kompletnego zapisu tej części:
„Po rozdzieleniu uczniów poprosiłam klasę o pozostanie w ławkach i uspokojenie się. Dwójkę uczniów uczestniczących w bójce (Marcina L. i Pawła W.) wyprosiłam z sali i w obecności nauczyciela wuefu odprowadziłam do gabinetu pedagoga. O godzinie 9:35 poinformowałam telefonicznie dyrektora szkoły o zdarzeniu. Uczeń, który zgłosił ból ręki (Paweł W.), został skierowany do gabinetu pielęgniarki szkolnej. W dniu incydentu o zaistniałej sytuacji telefonicznie poinformowano rodziców obu uczniów.”
Taka sekwencja pokazuje, że nauczyciel nie zbagatelizował zdarzenia i działał według zasad bezpieczeństwa.
Typowe błędy w notatkach służbowych po incydencie z uczniem
W praktyce szkolnej powtarza się kilka schematów, które później utrudniają korzystanie z notatek. Łatwo ich uniknąć, jeśli ma się je z tyłu głowy.
Jak opisywać wypowiedzi uczniów i świadków
Relacje słowne są często kluczowym elementem notatki. Dobrze oddzielić je od własnego opisu przebiegu zdarzeń i zaznaczyć, kto co powiedział.
Przy zapisie wypowiedzi sprawdza się kilka prostych zasad:
Przykładowy zapis:
„Uczeń klasy 4b, Kacper S., w rozmowie w gabinecie pedagoga oświadczył: ‘To nie ja pierwszy uderzyłem, tylko Jakub’. Na pytanie, dlaczego w takim razie popychał kolegę, odpowiedział: ‘Bo mnie cały czas zaczepia na przerwach’. Matka ucznia, obecna przy rozmowie, stwierdziła: ‘Kacper już wcześniej skarżył się w domu na zaczepki ze strony kolegi’.”
Taki sposób pokazuje, że dane informacje pochodzą od określonych osób, a nie są przypuszczeniem piszącego.
Jak zapisywać emocje i stan ucznia bez oceniania
Emocje często są ważnym kontekstem (np. przy samookaleczeniach, próbach ucieczki z lekcji, wybuchach agresji). Trzeba jednak unikać diagnoz i etykiet.
Zamiast:
lepiej użyć opisów zachowania i wyglądu, np.:
Przykład zapisu:
„Podczas rozmowy w obecności pedagoga uczennica Natalia P. płakała, wycierała oczy rękawem bluzy, kilkakrotnie powtarzała: ‘Nie chcę już tu przychodzić’. Na pytanie, czy ma myśli o zrobieniu sobie krzywdy, odpowiedziała: ‘Czasem tak, ale nie wiem, czy bym to zrobiła’. O tej wypowiedzi niezwłocznie poinformowano rodziców oraz pedagoga szkolnego.”
Formuły i zwroty, które ułatwiają pisanie notatki
Przy częstym sporządzaniu notatek warto mieć pod ręką kilka prostych konstrukcji, które porządkują opis. Ułatwia to zachowanie neutralnego tonu.
Przydatne sformułowania:
Takie gotowe ramy pomagają utrzymać podobny standard dokumentów w całej szkole, niezależnie od tego, kto je pisze.
Prosty schemat konstrukcji całej notatki
Przy bardziej złożonych incydentach można się zgubić w szczegółach. Wtedy przydaje się powtarzalny schemat. W wielu szkołach sprawdza się układ w pięciu krokach:
Fragment notatki zgodnej z takim schematem może wyglądać następująco:
„1. Dane: Notatkę sporządza Anna Z., nauczyciel języka angielskiego. Data zdarzenia: 18.03.2025 r., godz. ok. 10:15, miejsce: korytarz I piętro. Klasa: 5a.
2. Przebieg zdarzenia: Podczas przerwy międzylekcyjnej usłyszałam podniesione głosy przy sali nr 12. Zobaczyłam ucznia klasy 5a, Jakuba R., który trzymał w ręce telefon komórkowy i pokazywał go grupie uczniów, powtarzając: ‘Zobaczcie, co o tobie napisali’. Uczennica klasy 5a, Maja T., stała obok i płakała. Po podejściu do grupy usłyszałam, jak Jakub czyta na głos treść wiadomości z komunikatora.
3. Wypowiedzi: Maja T. w rozmowie ze mną stwierdziła: ‘Ktoś założył o mnie grupę i wyzywają mnie tam od najgorszych’. Jakub R. wyjaśnił: ‘Należy do tej grupy kilka osób z klasy, ale to nie ja ją założyłem’.
4. Działania szkoły: Poprosiłam uczniów o oddanie telefonów do czasu wyjaśnienia sprawy i wraz z nimi udałam się do gabinetu pedagoga. O zdarzeniu poinformowano wychowawcę klasy 5a oraz dyrektora szkoły. Ustalono termin spotkania z rodzicami uczniów zaangażowanych w sytuację. 5. Załączniki: wydruki zrzutów ekranu z grupy na komunikatorze – 4 strony.”
Jak opisać sytuacje szczególnie wrażliwe (samookaleczenia, próby ucieczki, myśli samobójcze)
Przy incydentach zagrażających zdrowiu lub życiu ucznia dokumentacja jest wyjątkowo ważna. Notatka powinna być rzeczowa, pozbawiona sensacji i dokładna, tak aby w razie potrzeby mogła stać się podstawą do dalszej pomocy specjalistycznej.
W tak delikatnych sytuacjach w zapisie przydaje się:
Przykład (okrojony do najważniejszych informacji):
„W dniu 05.11.2025 r., około godziny 12:20, uczennica klasy 7c, Aleksandra B., przyszła do mojego gabinetu i powiedziała: ‘Nie chcę już żyć’. Uczennica była zapłakana. Na pytanie, czy zrobiła sobie krzywdę, podwinęła rękaw bluzy, pokazując kilka świeżych, powierzchownych nacięć na wewnętrznej stronie lewego przedramienia. Uczennica oświadczyła: ‘Zrobiłam to wczoraj w domu’. Niezwłocznie poinformowałam pedagog szkolną oraz dyrektora szkoły. O godzinie 12:35 skontaktowano się telefonicznie z matką uczennicy z prośbą o pilne przybycie do szkoły. Do czasu przyjazdu matki uczennica pozostawała pod stałą opieką pedagoga.”
Tak sporządzona notatka dokumentuje zarówno powagę sytuacji, jak i konkretne działania ochronne.
Rola notatki w dalszym postępowaniu wychowawczym i prawnym
Dokładny zapis jednego zdarzenia często staje się punktem odniesienia przy kolejnych rozmowach z uczniem, rodzicami czy zespołem nauczycieli. Ułatwia także przygotowanie dokumentów wymaganych przez instytucje zewnętrzne.
W praktyce dobrze się sprawdza, gdy:
Dobry zapis pomaga uniknąć sytuacji, w której po kilku miesiącach trzeba „odtwarzać z pamięci”, co właściwie się wydarzyło i jakie słowa padły. To ważne zarówno dla ochrony nauczyciela, jak i dla rzetelnej pomocy uczniowi.
Jak ćwiczyć pisanie zwięzłych i rzeczowych notatek
Umiejętność sporządzania jasnych notatek rozwija się z czasem. Można ją jednak wzmocnić świadomie, wprowadzając kilka prostych nawyków do codziennej pracy.
Pomaga też zwyczaj odkładania gotowej notatki choćby na 10 minut i przeczytania jej ponownie z pytaniem: „Czy ktoś, kto nie był przy zdarzeniu, zrozumie, co się stało i co zrobili dorośli?”. Jeśli odpowiedź jest twierdząca, tekst zwykle spełnia swoje zadanie.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Co dokładnie powinna zawierać notatka służbowa po incydencie z uczniem?
Notatka służbowa po incydencie z uczniem powinna zawierać przede wszystkim: datę i miejsce sporządzenia, dane osoby sporządzającej (imię, nazwisko, funkcja), datę i przybliżoną godzinę zdarzenia, miejsce incydentu oraz dane ucznia lub uczniów biorących w nim udział.
Kluczowy jest rzeczowy, chronologiczny opis przebiegu incydentu, informacja o świadkach, opis reakcji nauczyciela i podjętych działań, ewentualne skutki (obrażenia, zniszczenia mienia, przerwana lekcja) oraz informacja, kogo powiadomiono (wychowawca, dyrekcja, rodzice itd.). Na końcu powinna znaleźć się data i podpis osoby sporządzającej dokument.
Kiedy trzeba pisać notatkę służbową, a kiedy wystarczy wpis w dzienniku?
Notatkę służbową warto sporządzać zawsze wtedy, gdy zdarzenie wiąże się z podwyższonym ryzykiem dla zdrowia, bezpieczeństwa, godności osób lub mienia. Dotyczy to m.in. agresji fizycznej i słownej, poważnych naruszeń zasad bezpieczeństwa, niszczenia mienia, naruszenia godności (np. nagrywanie bez zgody, publikowanie obraźliwych treści) czy sytuacji, które mogą przerodzić się w spór z rodzicami lub instytucjami zewnętrznymi.
Sam wpis w dzienniku elektronicznym zwykle wystarcza przy jednorazowych, drobnych przejawach nieodpowiedniego zachowania, które nie zagrażają bezpieczeństwu i nie mają poważnych konsekwencji. Jeżeli jednak pojawia się słowo „incydent”, z reguły warto to już opisać w formie formalnej notatki.
Jak opisać zachowanie ucznia w notatce, żeby nie było to „ocenianie”, tylko fakty?
Należy unikać etykiet typu „bezczelny”, „chamski”, „agresywny”, „prowokator”. Zamiast tego zapisujemy konkretne słowa i działania ucznia: co dokładnie powiedział, jakim tonem, ile razy powtórzył dane zachowanie, wobec kogo, w jakiej sytuacji.
Zamiast zdania „uczeń był agresywny”, lepiej napisać: „Uczeń kopnął kolegę w nogę, mówiąc: ‘Jak jeszcze raz mnie szturchniesz, to cię rozwalę’”. Taki zapis jest sprawdzalny, zrozumiały dla osób spoza sytuacji i łatwy do odniesienia do przepisów szkolnych.
Jak zacząć notatkę służbową po incydencie z uczniem? Czy są jakieś gotowe formuły?
Można posłużyć się prostym schematem, który porządkuje informacje już w pierwszym zdaniu lub akapicie. Przykładowa formuła otwierająca może brzmieć: „W dniu 15.03.2025 r., około godziny 10:15, podczas lekcji matematyki w klasie 6b w sali 23, doszło do incydentu z udziałem ucznia Jana Kowalskiego”.
W kolejnym akapicie opisujemy przebieg zdarzenia krok po kroku, bez ocen. Taki wstęp od razu odpowiada na pytania: kto, kiedy, gdzie i w jakich okolicznościach brał udział w zdarzeniu, co ułatwia późniejszą analizę dokumentu przez dyrekcję, pedagoga czy rodziców.
Czy w notatce służbowej trzeba wpisywać świadków zdarzenia i ich wypowiedzi?
Tak, warto wskazać świadków incydentu – zarówno uczniów, jak i dorosłych (nauczycieli, pracowników szkoły). Wystarczy wymienić ich imiona, nazwiska i ewentualnie klasy. Jeżeli świadek złożył jakąś istotną wypowiedź, można ją krótko przytoczyć, najlepiej w formie cytatu lub parafrazy, zaznaczając, że jest to relacja świadka, a nie obserwacja nauczyciela.
Nie trzeba szczegółowo przepisywać długich rozmów, ale wskazanie, kto był obecny i co najważniejszego powiedział, bywa bardzo pomocne, zwłaszcza w przypadku późniejszych wyjaśnień lub sporów.
Czy notatka służbowa może zostać wykorzystana w sądzie lub kuratorium?
Tak, notatka służbowa jest dokumentem wewnętrznym szkoły, który może zostać wykorzystany jako materiał dowodowy w rozmowach z rodzicami, przed dyrekcją, a w poważniejszych sprawach – także w postępowaniach przed kuratorium, sądem rodzinnym czy innymi instytucjami. Właśnie dlatego tak istotne jest, aby była napisana rzeczowo, bez emocjonalnych komentarzy i ocen.
Należy zakładać, że każde zdanie z notatki może zostać odczytane na oficjalnym posiedzeniu lub przed organem zewnętrznym. To pomaga trzymać się faktów, unikać nieprecyzyjnych sformułowań i zadbać o profesjonalny, neutralny język.
Co zrobić, jeśli po incydencie jestem zdenerwowany i boję się, że napiszę notatkę zbyt emocjonalnie?
W takiej sytuacji warto najpierw w krótkich punktach zapisać sobie „surowe” fakty: kto, kiedy, gdzie, co zrobił, jakie były kolejne kroki. Dopiero potem, na podstawie tych punktów, ułożyć spokojny, chronologiczny opis w formie notatki. Można też na chwilę odłożyć pisanie (o ile pozwalają na to procedury szkoły) i wrócić do niego po kilku minutach, gdy emocje nieco opadną.
Dobrym rozwiązaniem jest również poproszenie innego nauczyciela lub wychowawcy o rzucenie okiem na gotową notatkę przed przekazaniem jej dyrekcji – szczególnie pod kątem usunięcia ocen, uogólnień i potocznego języka, które mogły „wślizgnąć się” pod wpływem zdenerwowania.
